Case 04

Anfragen im Gespräch aufnehmen

Ein Formular fragt, was es kennt. Ein Workflow steht selten im ersten Satz.

Heute

Interessenten schreiben über das Kontaktformular ein paar Sätze. Ablauf, Mengen, Systeme und Ziel fehlen meist und werden per Mail nachgefragt, bevor ein Erstgespräch lohnt.

Wer die Arbeit macht

Heute8 von 8 beim Menschen

Mit Workflow2 von 8 beim Menschen

01Anliegen im Gespräch aufnehmen
02Ablauf in Schritte zerlegen
03Schritten eine Rolle zuordnen
04Aufwand heute berechnen
05Passenden Workflow Case vorschlagen
06Brief gegen Vertrag und Pflichtfelder prüfen
07Brief freigeben
08Erstgespräch führen

Ein Strich: ein Arbeitsschritt, in der Reihenfolge des Workflows. Heute erledigt jeden davon ein Mensch.

Woran er sich messen lässt

Anteil vollständiger Briefs
Rückfragen vor dem Erstgespräch
Zeit bis zum Erstgespräch

Der Workflow

Kommt an
Eine Anfrage in eigenen Worten
KI versteht
Gespräch, Ablauf, Rollen, Brief
- Fragt nach Ablauf, Menge und Ziel
- Zerlegt den Ablauf in Schritte mit Rolle
- Entwirft den Brief live und sichtbar
Software prüft
Vertrag, Pflichtfelder, Aufwand, Grenzen
- Prüft jede Ausgabe gegen den Vertrag
- Rechnet den Aufwand, nennt keine Preise
- Budget und Rate-Limit je Gespräch
Beim Menschen landet
Freigabe beim Interessenten, Antwort persönlich
- Der Interessent prüft und gibt den Brief frei
- Preisfragen gehen ins Erstgespräch

Der Agent fragt nach. Software prüft den Brief. Gesendet wird nur, was der Mensch freigibt.

Case 01
Datenerfassung aus geprüften Dokumenten
Modelle schlagen vor, Code entscheidet. Code liest, was er sicher kann. KI ergänzt den Rest. Der Mensch prüft, statt zu erfassen.
Case 02
Fachbeiträge aus recherchierten Quellen
Nicht jeder Entwurf muss gelingen. Veröffentlicht wird nur, was die Prüfung besteht. KI schreibt. Regeln entscheiden, was weitergeht. Menschen bestimmen die Regeln.
Case 03
Social-Media-Posts zu jedem Fachbeitrag
Der Mensch schreibt keine Posts mehr. Er legt fest, was einer darf. KI wählt und schreibt. Code prüft und postet. Der Mensch bestimmt die Regeln.
Case 05
Rechnungs- und Bestellprüfung
Der Standardfall ist selten das Problem. Der Aufwand entsteht bei Abweichungen. Den Standard automatisieren. Den Menschen die Ausnahmen.
Case 06
Angebotsvorbereitung aus Kundenanfragen
Die Informationen für ein Angebot sind vorhanden. Sie sind nur verteilt. KI bereitet das Angebot vor. Der Experte trifft die Entscheidung.
Case 07
Technische Dokumenten- und Compliance-Prüfung
Die Prüfung braucht Fachwissen. Das Suchen der Nachweise braucht es nicht. KI bereitet die Compliance-Prüfung vor. Die Entscheidung bleibt beim verantwortlichen Menschen.
Case 08
Customer Support → Engineering
Der Engpass ist nicht die technische Analyse, sondern der fehlende Kontext. Engineering erhält den relevanten Kontext, bevor die eigentliche Analyse beginnt.
Case 09
Lieferantenvergleich im Einkauf
Jedes Angebot kommt in einem anderen Format. Verglichen wird erst, wenn alle gleich aussehen. KI strukturiert den Vergleich. Die Einkaufsentscheidung bleibt beim Menschen.
Case 10
Vertrags- und Auftragsprüfung
Das Ziel ist nicht, Verträge automatisch freizugeben, sondern Abweichungen zuverlässig zu finden. KI findet, strukturiert, vergleicht und eskaliert. Menschen entscheiden und übernehmen Verantwortung.
Case 11
Stammdatenbereinigung und Entity Resolution
Eine Firma, drei Schreibweisen, zwei IDs. Ein exakter Abgleich findet sie nicht. KI findet Kandidaten. Regeln begrenzen den Abgleich. Menschen entscheiden bei Unsicherheit. Erst danach schreibt das System.